Volledige handleiding: Hoe scan ik tickets?

Hieronder staat een handleiding over het gebruiken van de Vivenu scan app, deze handleiding bevat alle informatie, van het inloggen in de app tot scannen zelf. 

Staat het antwoord op de vraag niet in dit artikel? Bekijk het volgende artikel eens: Algemene informatie: tickets scannen 

Allereerst volgt hier een snel stappenplan, daarna zal alles uitgebreid uitgelegd worden. 

1. Open de Vivenu app en log in. (Hoofdstuk 1 t/m 3)
2. Selecteer op het scanscherm het instellingenwiel in de rechterbovenhoek. (Hoofdstuk 4)
3. Klik op het evenement dat van toepassing is.
4. Selecteer individuele tickettypen door erop te klikken of activeer Alle tickettypen rechts bovenin  om alle tickettypen van het evenement te gebruiken. Alle actieve tickettypen worden gemarkeerd met een blauw vinkje. (Hoofdstuk 4)
5. Klik op Gebeurtenissen in de linkerbovenhoek om je selectie op te slaan. Er verschijnt een blauw vinkje naast het evenement.
6. Je kunt dit proces voor zoveel evenementen en tickettypen herhalen als je wilt. Je kunt bijvoorbeeld evenementen met een seizoenskaart permanent activeren.
7. Klik op de blauwe X in de linkerbovenhoek om het proces te voltooien. Daarna wordt het downloaden van de tickets automatisch gestart en kunnen de tickets gescand worden. 

1. Moet ik een scan-account aanmaken?

De makkelijkste manier om in te loggen op de scan-app is met een token. Dit staat bij stap 2 en 3 uitgelegd. We adviseren om voor scannen gebruik te maken van inloggen via een token.

Het is echter ook mogelijk in te loggen met een account. Dit kan het reguliere account zijn waarmee ingelogd wordt in de backoffice, maar hier kan ook een apart account voor aangemaakt worden.

Het aanmaken van een account gebeurt onder 'Settings' en dan 'Users' .

Op deze pagina staat rechtsboven in het scherm een blauwe knop met de tekst 'Create user', hier is het mogelijk om een nieuw account aan te maken. Daarna komt het volgende scherm naar voren:

Hier kan een naam voor het account ingevuld worden (wij raden aan om dit simpel het scan account te benoemen of iets in die trant). Daarna kan er een bestaand emailadres aan gekoppeld worden. 

Daarna kan een rol gekozen worden voor dit account. We adviseren hiervoor 'Attendee Manager.  te gebruiken.

Om dit account op te slaan zal er nog op de blauwe knop 'Create user' geklikt moeten worden. Dan zal er een mail worden gestuurd naar het email adres dat is ingevuld, zodat via de link in die mail een wachtwoord aangemaakt kan worden.

2. Hoe kan ik inloggen doormiddel van een token?

Om in te loggen met een token (QR-code) zal er eerst een token aangemaakt moeten worden. Dit kan gedaan worden onder het tabblad 'Access control' dat te vinden is onder het tabblad 'Settings'. Op deze pagina staat  rechts onder in de hoek de knop 'Open actions' daar komen de volgende opties naar boven:

Klik bij deze keuze op de optie: 'New device', en geef je nieuwe token een naam (bijvoorbeeld: Token Jan Janssen). Daarna komt het volgende scherm naar boven: 

Permissions & Roles

Hier staat de optie 'Access control device can access all events' automatisch aan. Dit wil zeggen dat de app die inlogt met deze token toegang heeft tot alle evenementen die zijn aangemaakt. Er kan dan via de app gekozen worden voor welk evenement tickets gescand worden. Zet je deze optie uit, dan kan via hier het evenement al gekozen worden.

Device settings

Hier staan twee opties, optie een is om full access to geven, en de tweede optie is om limited access te geven. Met de optie limited access kunnen de statistieken enzovoort niet bekeken worden in de app. 

Wanneer alles is ingevuld kan er op de knop 'Show token' geklikt worden, deze QR-code kan doorgestuurd worden naar de persoon die gaat scannen.

3. Hoe kan ik inloggen in de app, met mijn token?

In het inlogscherm van de app staat - onder de gebruikersnaam en het wachtwoord - de knop 'Scan Token'. Klik op deze knop en scan de QR-code die hierboven is aangemaakt. 

De scanner logt nu in.

LET OP: het is wel nog noodzakelijk het evenement en de tickettypes te selecteren vóór begonnen kan worden met scannen.

4. Ik ben ingelogd, wat nu?

Wanneer er ingelogd is zal het volgende scherm getoond worden: 

Dan ga je als eerst naar het tandwieltje (nummer 2). Hier kun je het evenement selecteren, en daarna welke tickettypes allemaal gescand mogen worden via deze scanner. Daarna is de scanner gereed om te scannen. Hieronder staat nog een lijst van alle opties die op deze pagina te vinden zijn. 

Daarna ben je al klaar om te scannen, wanneer een ticket gescand word kunnen er verschillende kleuren getoond worden op het scherm. Deze kleuren hebben verschillende betekenissen: 

Groen  - Het ticket is geldig

Geel - Het ticket is geldig, maar al een keer gescand

Blauw - Iemand word uitgecheckt 

Rood - Het ticket is niet geldig

5. Extra informatie

1. Is er te weinig licht op de scan-locatie, dan kan met deze knop de flits van de camera aangezet worden.

2. Hier kan het evenement ingesteld worden. Ook kunnen hier de tickettypes ingesteld worden, dus welke tickettypes deze scanner accepteert. Op die manier kan er bijvoorbeeld gezorgd worden, dat mensen niet met hun parkeerticket gescand kunnen worden bij de entree van het evenement. (Hoofdstuk 4)

3. Zorg dat de scanner op checkin staat wanneer de tickets worden gescand van de mensen die aankomen bij het evenement.

4. Met de check out optie, zou je eventueel alle tickets kunnen scannen die het evenement verlaten. (Hoofdstuk 4)

5. Hier kunnen de gegevens van diegene waar zonet het ticket van gescand is terug bekeken worden. 

6. Door op dit plaatje te klikken, kom je weer op de scan pagina terecht.

7. Door op dit plaatje te klikken, kom je bij de instellingen van het de app terecht.

6. Ik heb ingelogd met mijn admin account, wat kan ik nou extra?

Wanneer je inlogt op de scan applicatie met je admin account, heb je een aantal extra functies. Het scannen werkt gewoon hetzelfde als het scannen wanneer er is ingelogd met een token, alleen staan er een aantal extra icoontjes op jou startscherm, zie hieronder:

1. Hier kan makkelijk en snel bekeken worden hoeveel mensen zijn ingecheckt en hoeveel er zijn uitgecheckt.

2. Hier kunnen klanten worden opgezocht. Wanneer er op een naam wordt geklikt zie je ook nog extra informatie zoals, welk ticket ze hebben, hun barcode en of ze al in of uitgecheckt zijn.

3. (Deze optie is alleen te zijn bij apple en niet bij android) Hier staan een aantal statistieken getoond die ook op het vivenu platform staan. 

4. Hier staan de evenementen die je organiseert, wanneer je er op klikt vind je informatie over de verkochte tickets.

5. Hier kunnen de transacties bekeken worden.