Hoe kan ik kortingscodes uitsturen via Mailchimp?

Het uitsturen van (unieke) kortingscodes naar bezoekers

In de volgende tekst leggen we stap voor stap uit hoe je kortingscodes kan genereren, deze kan inladen in het evenement en vervolgens de codes (gepersonaliseerd) kan versturen via Mailchimp. Dit kan van pas komen als je een contactenlijst hebt waarbij je iedereen een maximum aantal tickets wil laten verkrijgen.

1.     Het genereren van (unieke) kortingscodes.

Via de website https://www.randomcodegenerator.com/nl/generate-codes kunnen kortingscodes gegenereerd worden. Vul bovenaan de pagina onder het kopje “Aantal codes”, het aantal codes in. Daaronder zijn meerdere instellingen aan te vinken over hoe de code eruit komt te zien.

Klik bij het onderste kopje “Stuur het resultaat naar:” op “CSV bestand”. Dit zorgt ervoor dat de codes in een Excel bestand opgeslagen worden. Dit is essentieel voor later. Klik nu op de groene knop met de tekst: “Genereer mijn codes >>”

Let op: Het gratis gebruik van deze website heeft een maximum van 1000 codes per keer. (Het is wel mogelijk om de hier boven genoemde stappen vaker te herhalen, en deze dan aan elkaar toe te voegen om een langere lijst aan codes te gebruiken. Dit doe je door de lijsten te kopiëren en onder de andere lijsten te plakken

Er is nu een CSV bestand gedownload op je apparaat met de naam: “…_unique_codes.csv”. Deze is te openen met Microsoft Excel of Numbers (for Mac) en gaan we later nodig hebben. 

2.     Het toevoegen van een audience field aan je audience.

Log in op je Mailchimp account en zorg dat je voldoende saldo hebt om een mailing te versturen.

Klik in het hoofdmenu van Mailchimp aan de linkerkant van het scherm op “Audience” en dan “All contacts”.  Hier is een overzicht te vinden van alle contacten binnen de audience. Klik bovenin de overzichtsbalk op “settings” en dan op “audience fields and *|MERGE|* tags”. Op deze pagina zijn alle informatievelden te zien die gekoppeld zijn aan de contacten. 

Door onderaan op “Add A Field” te klikken, is het mogelijk om een nieuw informatieveld toe te voegen. Door op “text” te klikken, ontstaat er een nieuw veld in de lijst. Dit veld kan je zelf een naam geven, door op “Untitled” te klikken en een eigen naam in te vullen (bijvoorbeeld, “kortingscode”). In de 4^e kolom is het mogelijk om de naam van je tag aan te passen. Verander “MMERGE” die achter de rij van “kortingscode” staat, voor iets naar eigen keuze (bijvoorbeeld “KORTING”, aangezien “KORTINGSCODE” te lang is). Sla vervolgens op door onderaan de pagina op “Save Changes” te klikken.

3.     Het kopiëren van alle mailadressen in een Excel bestand.

De volgende stappen gaan over het (in 1x) plakken van alle mailadressen in een Excel bestand. Dit kan je ook handmatig invoeren, of op een andere manier als dat makkelijker is.

Klik op het kopje “Audience” en vervolgens op “All contacts”. Klik rechts bovenin op “Export Audience” en daarna op “Export as CSV”. Er is nu een bestand gedownload met alle klantgegevens van je audience. Open dit bestand.

Afhankelijk van de instellingen van de computer, kan het zijn dat alle informatie in 1 kolom van het Excel bestand is gedownload. Om dit te veranderen kan je de volgende stappen volgen. Is dit niet het geval? Dan kan je de volgende stappen overslaan.

Kopieer kolom “A” (met de mailadressen) door bovenop de “A” te klikken met de rechtermuisknop en vervolgens op “kopiëren” te klikken.

Maak nu een nieuw Excel bestand aan. Plak de eerder gekopieerde kolom weer in kolom “A”, door op de “A” met de rechtermuisknop te klikken en vervolgens op de eerste plakoptie te klikken. Nu staan alle mailadressen onder elkaar in een Excel bestand.

4.     Het toevoegen van de gekopieerde kortingscodes aan de mailadressen.

Open het eerder gedownloade bestand van de kortingscodes: “…_unique_codes”. Kopieer (de enige) kolom op dezelfde wijze als hierboven staat beschreven. Plak vervolgens deze codes in kolom “B”, naast de mailadressen in het andere Excel bestand. Nu staat er in het Excel bestand in kolom “A” een rij met mailadressen, met daarnaast in kolom “B” een rij met kortingscodes.

Belangrijk: Zorg ervoor dat tab “B1”, exact dezelfde naam krijgt als dat je het toegevoegde “Field” hebt genoemd in Mailchimp (zoals in hoofdstuk 2 van deze handleiding beschreven). In het genoemde voorbeeld is dit “kortingscode”. Dit is essentieel om straks de data te kunnen importeren in Mailchimp:

5.     Het importeren van de gegevens in Mailchimp

Klik op “All contacts” bij het kopje “Audience”. Klik dan op “Add contacts” bovenin de balk en vervolgens op “Import contact”. Kies voor de optie “Copy and paste” en klik op “Continue”.

Ga nu naar het Excel bestand, met de mailadressen in kolom “A” en de kortingscodes in kolom “B”. Kopieer kolom “A” en “B” door beide gebieden volledig te arceren, klik vervolgens op de rechtermuisknop en daarna op “kopiëren”.

Ga terug naar Mailchimp en plak de gekopieerde kolommen in het veld op Mailchimp. Dit doe je door in het veld op de rechtermuisknop te klikken en vervolgens op “plakken”. Alle geselecteerde data staat nu in het vlak. Druk nu op “Continue to Organize”.

Vink vervolgens “Update any existing contacts” aan, zodat Mailchimp de al bestaande informatie aanvult. De pagina die daarna komt van de tags kan overgeslagen worden door op “Continue To Match” te klikken. 

Als voorbeeld krijg je nu die rijen met aan de linkerkant 3 mailadressen en aan de rechterkant 3 codes. Als dit voorbeeld er anders uitziet dan hieronder weergegeven, is er iets misgegaan en moeten de stappen opnieuw gevolgd worden. Als dit voorbeeld er hetzelfde uitziet als hieronder weergegeven, zit je goed en kan je op “Finalize Import” klikken. Om het af te ronden, druk je op “Complete Import”.

Om te controleren of het is gelukt, klik je op het vakje “View Contacts”, hier zie je dat alle mailadressen nu een unieke code onder het kopje “kortingscode” hebben staan.

6.     Het toevoegen van de kortingscodes in de mail naar de audience.

Bij het opstellen van een mail is het nu heel gemakkelijk om de bijbehorende kortingscode toe te sturen naar je audience. Door bovenaan de pagina (bij het opstellen van je mail) op “Merge Tags” te klikken, staat er een optie voor “kortingscode”. Wanneer je hier op klikt, komt er in de tekst een code te staan, die er voor zorgt dat iedere aparte klant zijn eigen toegewezen kortingscode in de mail ziet staan.

Tip: Vermeld in de mail dat de code maar 1x gebruikt kan worden en dat als iemand deze heeft ingevuld, maar vervolgens geen ticket koopt, de kortingscode niet opnieuw gebruikt kan worden.

7.     Het toevoegen van de kortingscodes in de Back office van Twelve Ticketing.

Om ervoor te zorgen dat de kortingscodes die de klanten krijgen het ook echt doen, is het belangrijk dat je deze codes activeert in de Back office van Twelve Ticketing (manager.twelveticketing.eu). Dit doe je door onder het kopje “Evenementen” op het juiste evenement te klikken en vervolgens op “Promoties” 

Klik hier op het donkerblauw vakje met de tekst “+ Nieuwe Promotie”. Als eerste optie kies je bij “Informatie over de promotie” aan voor welke ticket dat je wilt dat de kortingscode geldt (voor meer uitleg: Hoe voeg ik tickets / producten toe aan een evenement? : Twelve Ticketing Knowledgebase). Dit zorgt ervoor dat het ticket dat je hier aanklikt, niet zichtbaar is in de shop, maar pas wanneer iemand zijn/haar code invult. 

Tip: Als je een speciale ticket wilt gebruiken voor de kortingscode, zorg er dan voor dat bij de ticketinstellingen "Toon in een specifieke volgorde" aan staat. Geef dit nummer een zo laag mogelijk getal, zodat de ticket bovenaan zal verschijnen wanneer bezoekers de kortingscode invullen. Je kan deze ook nog toewijzen aan een ticketgroep.

(Voor meer info: Hoe voeg ik tickets / producten toe aan een evenement? : Twelve Ticketing Knowledgebase) 

Bij het 2^e gedeelte van de pagina klik je op het kopje “Promotiecodes” op “+ Voeg promotiecode toe”. Bij de pagina die nu in beeld komt, is het mogelijk om de lijst met codes toe te voegen. Ga op het vak “Blader en selecteer je bestand” staan, klik erop en kies vervolgens het bestand met alle kortingscodes (in ons voorbeeld was dit …_unique_codes).

Wij raden aan om bij de gebruikerslimiet 1 in te vullen. Dit zorgt ervoor dat de code maar 1x gebruikt kan worden en dus ook niet door kan worden gestuurd om vervolgens vaker te gebruiken.

Tip: Vermeld in het opstellen van de mail, dat de code maar 1x gebruikt kan worden en dat als iemand deze heeft ingevuld, maar vervolgens geen ticket koopt, de ticket daarna ook niet beschikbaar is met die kortingscode.

Nadat je het bestand hebt geselecteerd, klik je op “Upload” en vervolgens op “Toevoegen”. Door rechts bovenin op “Opslaan” te klikken, staan alle kortingscode nu in het systeem om gebruikt te worden.