Gastenlijst uitnodiging uitsturen

Is dit niet waar je naar op zoek bent? Klik dan hier voor een overzicht van alle opties voor het uitsturen van tickets.

Via "uitnodigingen" kan je gasten uitnodigen voor evenementen. Genodigden krijgen dan een email met de vraag of ze willen komen. Je kan instellen na hoeveel dagen de uitnodiging verloopt, met een maximum van 30 dagen. Wanneer een uitnodiging bevestigd wordt, krijgt de genodigde automatisch een ticket toegestuurd. Enkel voor bevestigde uitnodigingen brengen we de gebruikelijke kosten per ticket in rekening. 

Je kan de uitnodiging koppelen aan een gratis ticket of aan een ticket met een (kortings)prijs (betaalde gastenlijst). Voor de uitnodiging worden de tickettarieven en ticketdesigns gebruikt die voor het gekozen tickettype ingesteld staan. Wanneer je een uitnodiging stuurt voor een ticket met een bepaalde waarde, zal de ontvanger van de uitnodiging eerst moeten betalen voor ze een ticket toegestuurd krijgen.

Uitnodiging maken:

• Ga in de manager (back-office) links in het menu naar ‘Uitnodigingen’

• Klik rechts bovenin op ‘nieuwe uitnodiging’

• Details van de uitnodiging: 

1. Naam van de uitnodiging: hier vul je een naam in zodat het voor jezelf overzichtelijk blijft. Deze naam krijgt degene die de uitnodiging ontvangt niet te zien

2. Selecteer uit de drop down voor welke organisator de uitnodiging is

3. Kies de box office als verkoopkanaal

• Bij verlooptijd is er de keuze tussen ‘RSVP’ en ‘tijd’

RSVP: Hierbij wordt het ticket van de ontvanger alleen vrijgegeven als de ontvanger de uitnodiging afwijst. De reservering verloopt wel na de ingestelde tijd.

Tijd: hierbij heeft de ontvanger een bepaalde tijd om de uitnodiging te beantwoorden. Als de ontvanger niet binnen de aangegeven tijd reageert wordt het ticket weer vrijgegeven.

________________________________________________________________________________

Klik bij het kopje "Uitnodigingen" je evenement aan, en klik vervolgens aan de linkerkant op "Genodigden"

Maak de eerste uitnodiging aan:

• Klik rechtsboven op ‘+ Nieuwe uitnodiging’

1. Kies het evenement waarvoor je uitnodigingen wil sturen.

2. Selecteer uit de tickets die onder het evenement vallen voor welk specifiek ticket je mensen wil uitnodigen.

We adviseren om 1 ticket type aan te maken speciaal voor het sturen van uitnodigingen als je genodigden niet wil laten betalen. Wil je dat genodigden wel laten betalen, dan kan je ze uitnodigen voor het reguliere tickettype of voor een apart tickettype met een aangepaste waarde. Voor meer informatie over het aanmaken van nieuwe tickettypes, kijk dan naar: Hoe voeg ik tickets / producten toe aan een evenement?

3. Selecteer het aantal tickets dat moet worden gestuurd per uitnodiging. Als je hier 2 invult krijgt elke genodigde twee tickets.

4. Schrijf een bericht wat de ontvanger zal zien bij het ontvangen van de uitnodiging.

________________________________________________________________________________

Voeg genodigden toe (ontvangers):

• Er zijn twee opties om ontvangers toe te voegen

1. Je kan een .csv of .txt bestand uploaden waarin alle contactgegevens staan. In dit bestand is het belangrijk dat de contactgegevens op één lijn staan. Dus 1 lijn met het email adres, de voornaam en de achternaam gescheiden door komma’s. Dit ziet er dan als volgt uit:

2. De andere optie is om één voor één ontvangers toe te voegen door te klikken op ‘één genodigde’. Hier kan je de voornaam, achternaam en het email adres invullen van degene die de uitnodiging moet ontvangen. Via deze optie kan je later handmatig nog extra personen toevoegen

• Nu kan je klikken op ‘Uitnodigingen versturen’. Het kan tot 20 minuten duren voordat alle genodigden hun uitnodiging hebben ontvangen.

LET OP: Uitnodigingen kunnen alleen verstuurd worden als het evenement live staat (in de verkoop). 

Om te checken of de uitnodiging geaccepteerd is:

• Klik links in het menu op 'Uitnodigingen'
• Klik op de uitnodiging waarvan je meer informatie wil zien
• Klik dan links in het menu op 'Genodigden'
• Klik op de uitnodiging

Uitnodigingsoverzicht:

Hier vind je een overzicht van de huidige uitgestuurde uitnodigingen.

Wat ziet de ontvanger:

De ontvanger krijgt een email met het volgende:

• De omschrijving van het evenement + de toegestane tijd om de uitnodiging te beantwoorden
• Het bericht dat je zelf hebt ingesteld in de uitnodiging
• De knop om de tickets te kunnen claimen