Is dit niet waar je naar op zoek bent? Klik dan hier voor een overzicht van alle opties voor het uitsturen van tickets.


Via "uitnodigingen" kan je gasten uitnodigen voor evenementen. Genodigden krijgen dan een email met de vraag of ze willen komen. Je kan instellen na hoeveel dagen de uitnodiging verloopt, met een maximum van 30 dagen. Wanneer een uitnodiging bevestigd wordt, krijgt de genodigde automatisch een ticket toegestuurd. Enkel voor bevestigde uitnodigingen brengen we de gebruikelijke kosten per ticket in rekening. 

 

Je kan de uitnodiging koppelen aan een gratis ticket of aan een ticket met een bepaalde kortingsprijs (betaalde gastenlijst). Voor de uitnodiging worden de tickettarieven en ticketdesigns gebruikt die voor het gekozen tickettype ingesteld staan.

 

Uitnodiging maken:

  • Ga in de manager (back-office) links in het menu naar ‘uitnodigingen’
  • Klik rechts bovenin op ‘nieuwe uitnodiging’

 

Details van de uitnodiging:

  • Naam van de uitnodiging: hier vul je een naam in zodat het voor jezelf overzichtelijk blijft. Deze naam krijgt degene die de uitnodiging ontvangt niet te zien
  • Selecteer uit de drop down voor welke organisator de uitnodiging is
  • Kies de box office als verkoopkanaal
  • Bij verlooptijd is er de keuze tussen ‘RSVP’ en ‘tijd’

RSVP: Hierbij wordt het ticket van de ontvanger alleen vrijgegeven als de ontvanger de uitnodiging afwijst. De reservering verloopt wel na de ingestelde tijd.

Tijd: hierbij heeft de ontvanger een bepaalde tijd om de uitnodiging te beantwoorden. Als de ontvanger niet binnen de aangegeven tijd reageert wordt het ticket weer vrijgegeven.

  • Klik rechts boven op ‘verder’

 

Creëer een uitnodiging:

  • Klik rechtsboven op ‘nieuwe uitnodiging’
  • Kies het evenement waarvoor je uitnodigingen wil sturen
  • Selecteer uit de tickets die onder het evenement vallen voor welk specifiek ticket je mensen wil uitnodigen

We adviseren om 1 ticket type aan te maken speciaal voor het sturen van uitnodigingen

  • Selecteer het aantal tickets dat moet worden gestuurd per uitnodiging. Als je hier 2 invult krijgt elke genodigde twee tickets.
  • Schrijf een bericht wat de ontvanger zal zien bij het ontvangen van de uitnodiging

 

Voeg ontvangers toe:

  • Er zijn twee opties om ontvangers toe te voegen

1. Je kan een .csv of .txt bestand uploaden waarin alle contactgegevens staan. In dit bestand is het belangrijk dat de contact gegevens op één lijn staan. Dus 1 lijn met het email adres, de voornaam en de achternaam gescheiden door komma’s. Dit ziet er dan als volgt uit:


Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving 


2. De andere optie is om één voor één ontvangers toe te voegen door te klikken op ‘éen genodigde’. Hier kan je de voornaam, achternaam en het email adres invullen van degene die de uitnodiging moet ontvangen. Via deze optie kan je later handmatig nog extra personen toevoegen

  • Nu kan je klikken op ‘uitnodigingen versturen’. Het kan tot 20 minuten duren voordat alle genodigde hun uitnodiging hebben ontvangen.

 

LET OP: Uitnodigingen kunnen alleen verstuurd worden als het evenement live staat. 

 

Om te checken of de uitnodiging geaccepteerd is:

  • Klik links in het menu op ‘uitnodigingen’
  • Klik op de uitnodiging waarvan je meer informatie wil zien
  • Klik dan links in het menu op ‘genodigden’
  • Klik op de uitnodiging

 

Uitnodigingen status:

Hier kan je de status zien van elke uitnodiging.


“In behandeling”: De uitnodiging wordt elk moment verzonden, het kan maximaal 1 uur duren voordat de ontvanger de uitnodiging heeft ontvangen

 

“Verstuurd”: de uitnodiging is verstuurd maar nog niet beantwoord. Je kan op de drie puntjes klikken om bijvoorbeeld een herinnering te sturen naar de genodigde

 

“Afgewezen”: De uitnodiging is verstuurd en afgewezen

 

“Verlopen”: de uitnodiging is verstuurd maar niet beantwoord binnen de aangegeven tijd. Je kan op de drie puntjes klikken om bijvoorbeeld een herinnering te sturen naar de genodigde

 

“Gefaald”: de uitnodiging heeft gefaald tijdens het verzenden. Deze melding kan er staan omdat er is geklikt op ‘verstuur uitnodiging’ terwijl het evenement nog niet live staat

 

Wat ziet de ontvanger:

De ontvanger krijgt een email met het volgende:

  • De omschrijving van het evenement + de toegestane tijd om de uitnodiging te beantwoorden
  • Het bericht dat je zelf hebt ingesteld in de uitnodiging
  • De knop om de tickets te kunnen claimen


  

Als de ontvanger klikt op ‘claim ticket’ zal deze direct naar de betaal pagina gaan. Als je gratis tickets uitstuurt hoeft hier natuurlijk niet worden betaald. De ontvanger hoeft dan alleen aan te klikken dat hij de tickets in de mail wil ontvangen. Als je uitnodigingen verstuurt waarvoor de ontvanger nog moet betalen, dan kan dat hier.